1、主办方和受邀者双方确认
公司表示，策划年会活动并不是简单地向受邀对象发送一个通知就结束，还要进行回执确认，以及向受邀者发送确认通知。邀请的过程应该有一个主办方和受邀者双方确认的过程。
2、考虑加入一些生动的元素
明确好年会策划的议程之后，考虑是否可以加入一些生动的元素。要知道，即使是一个比较专业正式的年会，也是可以开展的活泼有趣一点的。
3、考虑邀请的对象是否适宜
在进行邀请的过程中，要考虑邀请的对象是否适宜，进行邀请时，要考虑邀请的方式，是通过网络发送邀请函等文件，还是直接邮递到对象地址，或者是直接送到受邀对象手中，都是不容忽视的细节问题。
4、签到问题
当年会规模较小时，参会者签到可以直接登记名录。但是当年会规模比较大的时候，签到问题就是一个不能忽视的细节问题了。签到工作应该提前尽可能做到周全，包括关于酒店的分配、签到表格、回执表格、年会安排等都应该一并提前告诉参会人员。同时要注意，这个时候应该安排年会协助人员来引导参会人员进行签到，工作时间应该合理分配。